Ciascuno di noi ha il proprio ruolo in azienda, ma -anche prescindendo dai livelli gerarchici- si può dire che ci sia un fine comune, ovvero il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Un obiettivo -nelle prossime settimane parleremo anche di ciò che rende un obiettivo efficace-, in linea generale presuppone lo svolgimento di una certa attività, con un preciso risultato, in una tempistica definita.
Spesso, ciò che mette in difficoltà è proprio la gestione del tempo, che sembra non essere mai sufficiente per lo svolgimento dei compiti che dobbiamo portare avanti durante il giorno.
Ecco 5 suggerimenti per cercare di rendere più efficaci le nostre giornate lavorative, cercando quindi di concludere le attività per tempo e riducendo le ore di straordinario a cui dobbiamo ricorrere per terminare i compiti.
Prima di tutto: voi sapete con certezza come trascorrete il vostro tempo? Avete idea di quanto tempo perdiate e in quali attività?
Il primo consiglio è quello di monitorarvi per 3 giorni, segnando l’orario di inizio e di fine di ogni attività, comprese le pause, le chiacchiere con colleghi, il controllo della posta personale o il pettegolezzo su facebook. Ad esempio: dalle 9.00 alle 9.15 caffè con collega, 9.15-9.40 evasione e-mail, 9.40-9.50 telefonata personale e via dicendo. Vedrete che già durante questo compito, per sentirvi maggiormente efficienti, ridurrete spontaneamente il tempo normalmente perso; ad ogni modo, al termine, avrete un’idea più precisa dei minuti quotidiani che potreste impiegare in attività più produttive.
Il secondo consiglio, di fronte alle numerose azioni che dobbiamo compiere, è attribuire le priorità. Potete suddividere ciò che dovete fare -mentalmente o graficamente, come è più comodo- secondo i criteri di:
A- IMPORTANTE e URGENTE
B- Non importante ma URGENTE
C- IMPORTANTE ma non urgente
D- Non importante e non urgente
Viene da sè che sarà più opportuno iniziare con le attività A e proseguire con le altre. Vale anche la pena chiedersi per chi sia “importante e urgente” una certa attività: per un cliente, per un collega, per il capo, per voi stessi etc..e cercare di dare una gerarchia anche a queste priorità.
Il terzo suggerimento è quello di darvi dei piccoli obiettivi giornalieri su ciò che volete concludere e l’orario massimo entro cui volete farlo. Ciò vi porterà a focalizzarvi su attività specifiche e a dare il massimo e per terminarle con successo. Quasi sempre ciò che fa la differenza è la nostra abilità di concentrazione che rende produttivo o meno il tempo a disposizione: sono più efficaci trenta minuti di focus piuttosto che due ore in cui ci si disperde.
Il quarto consiglio è relativo alle distrazioni esterne: se quelle che ci creiamo autonomamente possiamo imparare ad eliminarle facilmente (pause frequenti o eccessivamente lunghe, navigazione su internet non inerente al lavoro, telefonate o chat personali…), arginare le interruzioni da parte di altri è più difficile. Provate ad anticipare ai colleghi di scrivania che per mezz’ora/un’ora/due ore/la mattinata non sarete disponibili, ma immersi in un’attività a cui dovrete dedicare la vostra concentrazione massima, in modo da premettere la vostra autoesclusione da chiacchiere o richieste per un tempo limitato; per colleghi meno vicini, qualora vi interrompessero, chiedete con cortesia se sia loro possibile rimandare il confronto ad un orario per voi più accessibile. Per quello che riguarda cellulare, telefono ed e-mail, se volete davvero focalizzarvi su un’attività specifica, ignorateli per il tempo necessario: potreste scoprire che per qualche ora non ne risente nessuno.
L’ultimo suggerimento, che può sembrare una banalità, è quello di tenere il vostro spazio di lavoro organizzato e in ordine: avere a portata di mano gli strumenti di lavoro, o poter reperire rapidamente le informazioni di cui avete bisogno, vi consente, naturalmente, di risparmiare tempo. Inoltre -sarà difficile persuadere i disordinati cronici- ad un ordine fisico corrisponde un ordine mentale: allenatevi all’organizzazione delle attività così come degli spazi.
E voi, utilizzate altri trucchi per ottimizzare il vostro tempo?
*PhotoCredits: Arcobaleno
